Vier redenen om tóch een back-up te maken van je Office 365 data

Back-up van O365? Meer dan eens kijken we in verbaasde gezichten als we het hebben over het maken van een back-up van Office 365-data. ‘Office 365 draait toch in de cloud, dan is mijn data toch beschermd door Microsoft?’ Dat is deels waar. Microsoft investeert voortdurend in hun infrastructuur om zo te zorgen voor een hoge beschikbaarheid van de Office 365-omgeving. Zo zal je er weinig van merken als er een server bij Microsoft uitvalt, omdat er ‘gewoon’ wordt overgeschakeld naar een andere server. Zelfs in geval van een ramp is het mogelijk om terug te gaan naar de situatie van vlak voor het rampmoment dankzij een goede disaster recovery. Maar jouw persoonlijke en vertrouwelijke gegevens? Daar ben je zelf verantwoordelijk voor.

Microsoft heeft in haar “Microsoft Services Agreement” opgenomen wat zij als haar verantwoordelijkheid ziet.

“Ze streven ernaar om de Services operationeel te houden; alle online services ondervinden echter incidentele storingen en uitval en Microsoft is niet aansprakelijk voor enige verstoring of verlies dat je hierdoor kunt lijden. In het geval van een storing kun je mogelijk jouw inhoud of gegevens die je hebt opgeslagen niet ophalen. Ze raden je dan ook aan regelmatig een back-up te maken van jouw inhoud en gegevens die je opslaat in de Services of op te slaan met Apps en Services van derden.”

Welke verantwoordelijkheid neemt Microsoft dan wel?

Met een goede Back-up van O365 bescherm je jezelf tegen de volgende situaties:

Het overkomt de besten. Je verwijdert per ongeluk een bestand of zelfs een hele folder, maar komt daar pas later achter. En dat kan best eens na dertig dagen zijn, het standaard aantal dagen dat files in de prullenbak blijven staan. Als je een goede back-up hebt, kun je eenvoudig je bestanden weer terugzetten.

Je moet er niet aan denken, maar helaas gebeurt het soms: een boze werknemer die om welke reden dan ook bestanden verwijderd. Een slimme medewerker leegt vervolgens ook de prullenbak, zodat er niets meer terug te draaien valt. Met een goede back-up van O365, kun je deze bestanden herstellen.

Het is niet langer de vraag óf je met een cyberincident te maken krijgt maar wanneer, daar schreven we al eerder over. Hoe goed je beveiliging ook is, je kunt nooit uitsluiten dat je een keer slachtoffer wordt van bijvoorbeeld ransomware. Zoals recentelijk ook de universiteit van Maasstricht. Met een goede back-up van O365 op een externe omgeving heb je altijd toegang tot een recente versie van je bestanden en geef je de Cybercrimineel het nakijken.

We hopen dat het nooit gebeurt, maar het kan voorkomen dat je in een rechtszaak terechtkomt. Waardoor je bepaalde mails of bestanden moet overleggen als bewijs. Als je geen goede datamanagement strategie hebt, ben je in bepaalde landen en branches zelfs strafbaar. Microsoft heeft wel een aantal vangnetten ingebouwd, zoals de zogenaamde In Place Hold– en Ligitation Hold-instellingen, maar een goede back-up van O365 geeft een extra veilig gevoel.

Maak je je zorgen om de bescherming van je data in Office 365? En heb je nog geen maatregelen hiervoor genomen. Geen nood! Er zijn goede back-up-oplossingen voor een paar euro per gebruiker per maand. Wij vertellen je er graag meer over. Mail of bel ons voor het maken van een afspraak.

Mochten er na aanleiding hiervan vragen / opmerkingen zijn dan horen wij deze uiteraard graag. Neem dan contact met ons op.

Mochten er na aanleiding van dit artikel vragen / opmerkingen zijn dan horen wij deze uiteraard graag. Neem dan contact met ons op. Mail of bel ons.